Depuis plusieurs années, une petite révolution prend de l’ampleur aux Etats-Unis. Des femmes au foyer jusqu’au plus grands managers d’entreprises, tout le monde ou presque s’y met. La GTD, accronyme de l’americain Getting Things Done, est une méthode de productivité personnelle absolument étonnante. Mise au point par David Allen entre 1990 et 2001, elle est le résultat d’un travail de terrain assidu et méticuleux. Comme un signe des temps, David Allen publie son ouvrage “Getting Things Done” en 2001, au beau milieu de l’éclatement de la bulle internet, et juste avant l’explosion des outils de collaboration et de productivité personnelle.

David Allen fait deux constats de départ.
Constat n°1 : nous sommes tous perpétuellement encombrés de pensées concernant des taches que nous devons mener mais que nous ne parvenons que très rarement à accomplir complètement, si ce n’est jamais.
Constat n°2 : le plus mauvais endroit pour stocker les taches que nous devons accomplir est… notre cerveau.
Nous constituons mentalement et en permanence des listes de tâches inaccomplies. David Allen nomment ces tâches des “Open Loops”, ou des boucles ouvertes, en référence aux processus informatiques qui tournent sans fin.

Cette situation déplorable a pour conséquence une sensation de stress, doublée d’une frustration de ne jamais réussir à atteindre ses objectifs. Pour David Allen, notre cerveau peut être comparé à un ordinateur : d’une part, il est équipé d’une mémoire vive, dont la capacité est très limitée, et d’autre part d’une mémoire de stockage qui, malheureusement, fonctionne à contre-emploi. Par exemple, si nous ajoutons à notre listing mental la tâche “Acheter des piles pour la radio”, il y a de grande chance pour que cette tâche soit rapidement oubliée, écrasée par l’arrivée de dizaines d’autres commandes similaires: “appeler untel”, “répondre à ces emails”, “écrire le rapport X”, “réserver les billets de train”, “parler à untel”, “acheter tel livre”, “résilier l’abonnement”, “parler à mon patron”, “trouver un prestataire”, “commander un gateau d’anniversaire à la patisserie avant samedi midi”, etc. Il y a bien longtemps, alors, que nous aurons oublié les piles pour la radio. Et David Allen fait l’amusant constat: notre esprit est somme toute assez stupide car ce n’est jamais en passant devant le rayon des piles que nous nous souvenons de les acheter mais seulement une fois dans la voiture ou le soir même en nous couchant.

La méthode développée par David Allen n’est pas une méthode de gestion du temps ou des priorités, comme il en existent beaucoup. C’est un façon d’organiser ses actions en vue d’obtenir des résultats. Car l’objectif de cette méthode se situe clairement à deux niveaux : d’abord celui du bien-être (sur ce plan, les effets de la méthode GTD se font très vite sentir), d’autre part, et c’est là le point le plus important, sur notre capacité à prendre les bonnes décisions au bon moment.
Il ne s’agit plus en effet de classer les tâches par ordre de priorité, mais de se trouver en mesure de réagencer ces priorités en fonction des contextes et de situations que l’on viendra à rencontrer.
David Allen nous explique que nous utilisons notre cerveau de la plus mauvaise manière qui puisse être: en l’encombrant de listes de tâches irrésolues. En pratiquant la méthode GTD, nous permettons à notre cerveau de réaliser ce qu’il sait le mieux faire: créer.
En gérant nos tâches à l’extérieur de notre mental (sur des listes papier, des ordinateurs, des agendas, etc.) nous pouvons augmenter notre capacité à agir, décider et créer.

Sans entrer dans le détail, car il est de toute façon nécessaire d’étudier l’ouvrage de David Allen pour en intégrer toutes le subtilités, la méthode GTD se structure de la façon suivante :

• Rencensement : noter immédiatement tout sujet qui retient notre attention.
• Traitement : pour tout sujet ou projet, formuler noir sur blanc le meilleur résultat à obtenir. Lorsqu’un sujet est complexe, déterminer la première des action à mener.
• Organisation : mettre en place les rappels pour les actions à mener, soit dans l’agenda, soit par contextes, soit dans un échéancier, soit dans une liste “En attente”, soit dans des dossiers de références généraux ou spécialisés.
• Revue : chaque semaine, passer en revue les différents sujets en cours, et chaque jour consulter son échéancier.
• Action : les étapes précédentes permettent de construire une liste d’actions en laquelle on a totallement confiance et cela afin de nous permettre de prendre la bonne décision au moment voulu.

La méthode GTD n’est liée à aucune technologie en particulier. Elle a d’ailleurs été conçue à une période où les technologies de collaboration et de productivité personnelle étaient encore peu développées. Pour pratiquer la GTD, il est possible d’utiliser simplement le papier et des post-it, ou bien de traiter une partie sur des logiciels spécifiques, ou pour les plus technofiles utiliser les outils avancés en matière d’organisation personnelle. De plus, elle s’adapte aussi bien au contexte professionnel qu’au contexte personnel, mais on n’utilisera sans doute pas les mêmes outils dans les deux cas.

L’intelligence de cette méthode tient en effet au fait qu’elle se concentre d’abord sur les affaires les plus courantes (rendez-vous, travaux, emails, vacances…), et libère ainsi de la place pour les sujets à moyen termes (achat de logement, déménagement, voyages…) puis à long termes (carrière, éthique personnelle…)
C’est une progression vers une véritable sentiment de liberté que propose la GTD, et le plus frappant c’est que ce sentiment intervient dès que l’on commence à coucher sur le papier ses premières tâches.
En l’occurence, le travail de David Allen est très charactéristique des tendances sociétales en cours aux Etats-Unis depuis plusieurs années, (cela n’enlèvant rien à sa qualité intrinsèque) : elle rassemble un certain pragmatisme (tourné vers les affaires, la vie sociale, le progrès…) et la recherche d’une vie équilibrée, d’un bien-être au quotidien, d’une vie saine.

On pourrais écrire des livres entier sur la GTD. Mais d’une part cela est déjà fait, d’autre par, il vaut mieux la pratiquer que d’en parler. Alors, il est grand temps de vous y mettre !
Et voici quelques ressources essentielles pour commencer.

Références générales

• S’organiser pour Réussir, traduction française de l’ouvrage de David Allen.
• Getting Things Done, l’ouvrage de David Allen en version anglaise, sur Amazon.
• Conférence de David Allen aux Goofle Talks: remarquable (anglais courant requis…)
• GTD sur Wikipedia en français. Très bon article (bien meilleur que son équivalent en anglais d’ailleurs.)
• David Allen Company : le site de la société de l’auteur.

Blogs

• 43 Folders : excellent blog dédié à la GTD
• Zen Habits : un autre très bon blog centré GTD.
• GTD Times : blog sur la GTD. Très bon aussi.

Outils

• Remember The Milk : application en ligne. Très agréable à utiliser.
• Toodledo : application en ligne. Simple et pratique.
• Thinking Rock: logiciel Mac
• Omni Focus: la rolls des logicles GTD pour Mac. Un peu complexe, toutefois.
• Comparaison de logiciels GTD : article de Wikpedia en français. Pour ceux qui se mettent à la GTD.